市旅游委与接待组各单位团结协作圆满完成2015年亚信非政府论坛首次年会接待工作
04.06.2015 11:58
本文来源: 旅游发展委员会
一、加强领导，强化责任落实
一是高度重视，履行首都职能。此次年会，北京市主要负责服务保障工作，其中接待服务工作可谓重中之重。接待组始终保持高度的责任意识和大局意识，从国家形象、国家利益的高度认识此次接待工作，把接待工作作为北京市承接的一项重要的政治任务，作为履行首都国际交往中心、服务国家外交战略的神圣职责，作为配合国家重要外交的政治任务来完成。加强组织领导，由主要领导亲自抓落实；组建专门的工作团队，各项工作落实到岗，责任到人，认真做好服务接待保障。
二是健全组织领导，完善保障体系。根据《2015年亚信非政府论坛首次年会北京市服务保障工作领导小组组织机构与职责分工》，接待组由市旅游委牵头，在征求各单位意见的基础上，迅速制定了《组织机构方案》，明确各单位职责与分工。为了全面统筹推进接待工作，接待组组长由市旅游委主任宋宇同志亲自担任，市旅游委于德斌副主任、赵广朝委员，以及市交通委、民委、卫生计生委、商务委、外办、口岸办、食药局、公安局交管局等各成员单位的副局级领导担任副组长。23家成员单位均明确了牵头处室和一名处级领导作为联络人。接待组建立了内部办公机构，下设办公室、抵离迎送部、驻地服务部、交通保障部、宗教服务部一室四部，明确了各部牵头单位、成员单位和工作职责，科学有序地开展工作。
三是组建专业团队，提升保障能力。各成员单位高度重视此次接待工作，在组建专门工作团队时，均挑选政治觉悟高、责任心强、有服务保障经验的同志。特别是服务单位北京国际饭店、会议中心、北京饭店和首汽集团，对直接服务人员的选配，坚持高标准、严要求，选择责任心强、工作作风扎实、业务精湛、经验丰富的人员参加接待服务工作。据统计，北京国际饭店和会议中心参与年会的服务人员280余人，首汽集团服务人员100余人，北京饭店近180人。25日欢迎晚宴在北京饭店金色大厅举办，由于时间紧、任务重，北京饭店专门抽调30多名中层管理干部参与直接服务，确保晚宴服务顺利圆满。
二、积极筹备，全面推进工作
一是制定工作方案，细化服务流程。此次年会，接待组主要负责接待服务保障工作，包括抵离迎送、住宿、餐饮、宴会活动、食品安全保障、驻地卫生与医疗保障、交通组织调度与用车保障、宗教服务、会外活动咨询等多项具体职责。根据工作职责，结合4月23日市委常委、常务副市长、市领导小组组长李士祥同志提出的“做好9项具体工作方案”的要求，接待组迅速制定了《总体工作方案》及7个详实的专项方案，包括《抵离迎送工作方案》、《交通服务保障工作方案》、《食品药品安全保障工作方案》、《医疗卫生保障工作方案》、《晚宴及会与人员工作用餐菜单》、《国际饭店接待工作方案》、《国际饭店安保工作与各类应急处置预案》等。通过细化方案，将责任落实到岗到人，并就服务全流程进行细化分解，做好每一环节的衔接。
二是做好动员培训，提高保障质量。按照“全面铺开、强化重点”的原则，开展六次专项培训，培训对象涵盖接待单位管理人员、直接服务人员、间接服务人员等各层次，参与服务的饭店服务人员、志愿者、咨询员、车队司机等200余人参加培训。邀请外交部同志，就“亚信”知识、礼仪等进行重点培训；对前政要“管家服务”人员进行重点培训。
三是加强检查演练，确保安全顺畅。会前由接待组组长宋宇同志带队，各成员单位共同对驻地及用餐场所开展了综合检查。主要对饭店大堂、前政要与参会代表餐厅、厨房、客房、停车场、会议室等接待场所进行了全面检查。对祈祷室、医疗室、接待处、咨询处等设置情况进行了查看。并对驻地食品、洗护用品安全、周边用餐场所等进行了多次专项检查，会议期间加强对驻地的食品安全监督检验和留样。23日伊朗前政要团临时决定入住中国大饭店，接待组连夜前往酒店开展相关检查并提出具体要求。食品药品监管局同志同时进驻酒店，开展食品安全监督检查工作。
四是快速处理突发事件，增强应急能力。5月14日，根据外交部决定，欢迎晚宴地点由国际饭店调整至北京饭店金色大厅。接待组接到通知，迅速布置、落实相关工作，通知北京饭店制定晚宴菜单、宴会会场布置等，市食品药品监管局立即增加检验人力和设备，增加对北京饭店食品原材料检验和食品安全现场检查；市交通委落实7台大巴及随车志愿者负责转场，并积极与外交学会沟通，了解前政要个性化需求信息，并督促服务单位落实。5月22日，得知伊朗前政要团将于次日早七点入住中国大饭店，立即通知酒店全力做好接待服务，提出加强楼层安保、餐饮安全、尊重宗教信仰及饮食习惯、注意房间设施等要求，确保安全。
三、全力以赴，做好会时保障
一是坚守岗位，确保信息及时畅通。为了加强工作衔接与应急值守，接待组主要成员单位市旅游委、市交通委、市卫计委、市口岸办、市食药局等单位同志自22日接待工作启动至28日结束，克服诸多困难，坚持驻会值守。期间，坚持接待情况每日报告制度，每天18：00将全天接待情况进行汇总分析，向现场调度中心报告。每天15:00参加现场调度会，汇报接待工作情况与遇到的问题。对调度中心临时通知的紧急会议，做到随叫随到、有呼必应。
二是严谨细致，确保平稳安全。无论什么工作，安全都是第一生命线。接待组工作涉及面广，任务重，时间跨度长，环节衔接多，任何一个细小的地方出现差错，都会影响到整个接待服务的安全和质量。接待组坚持“严谨、细致、扎实”的工作作风，把高标准、严要求落实在工作的每时每处。工作会议期间，坚持每日早、中、晚三次巡查，重点为餐厅、酒店大堂、会议场所等，根据会议茶歇时间、祈祷时间，每天不定时巡查会场和祈祷室情况。
三是热情周到，树立良好形象。接待组工作同志不论一线二线，只要代表有困难、有需求，谁遇到都会积极想办法帮助解决。旅游咨询处同志熟悉机票预订、确认等程序，总是积极主动地帮助接待处志愿者回答代表有关机票方面的问题。接待处志愿者不仅认真履行咨询服务职责，还帮助代表寻找遗失衣物、联络确认航班改签等事宜，充分展示了中国服务人员的热情、友好。交通部此次抵离迎送和会议用车保障的任务非常繁重，自5月22日启动接机至28日送机结束，历时7天时间，为各组工作时间最长；共出动车辆89台、服务人员118人，累计出车760次，输送人员达2200人次，安全行驶15200多公里。
四是精益求精，展示首都水平。服务工作没有最好、只有更好。各接待单位在全面保障的基础上，注重加强细节服务。会前加强相关培训，充分尊重来宾不同的民族、宗教、年龄和生活习俗，并做好设立祈祷室、安排特殊餐饮等个性化接待服务，通过细致入微的工作，展示北京服务的风采。驻地酒店制作了垃圾分类箱、水卫士节水贴等节能环保工作，体现北京服务的理念，展示北京服务的亮点。为了最大限度做好与会代表送机服务工作，接待处延长了工作时间，并先后梳理了4次送机时刻表、提出3个工作方案，不断优化方案、提高效率。
四、及时总结，提高保障水平
亚信论坛首次年会已圆满结束。此次年会虽然只有短暂的两天时间，但是会议规格高、意义大。接待组结束任务后并没有松懈，而是进行了认真总结，以便不断积累经验，在今后的工作中进一步提高服务水平。
一是树立大局意识是前提。
按照国家外交战略的总体布局，北京市近年承接了越来越多的大型活动。这些活动无论是否官方举办，都是重要的政治任务。同时，大型活动也是北京履行国际交往中心的核心功能和神圣职责。做好此次亚信论坛首次年会的接待服务工作，是全市工作的大局。围绕和服务这一大局，接待组各成员单位高度重视，高起点谋划、高平台运作，选配精兵强将驻地服务保障，为圆满完成任务打下了坚实的基础。
二是树立团结协作意识是基础。
此次接待工作中，接待组各成员单位遵从“顾全大局、服从命令”的工作原则，发扬“相互配合、互相支持”的工作作风，加强协调、配合和沟通。会前，就餐饮、住宿、抵离迎送等环节，积极与外交部、外交学会、市外办联络，多次召开沟通会现场协调解决问题；就机场抵离迎送工作，专门召集首都机场10余家相关单位，召开现场协调会。会议期间，各单位要主动当好协调员，及时发现和解决接待工作中的问题，及时化解矛盾。各单位的积极配合与团结协作，为会议的顺利进行提供了有力保障。
三是注重细节管理是关键。
接待工作既要讲大局，又要重细节。“细节决定成败”。特别是对于接待服务来讲，服务工作没有最好、只有更好。此次年会，接待组始终强调细节管理，坚持严谨、细致、认真的工作作风。在送机环节，为了保证与会代表乘车顺利，特制作了送机信息提示卡发送至每一位代表房间，并就登记预约、办理退房、引导乘车等环节进行了全流程演练，确保代表离京顺畅。此次会议使用的水卫士节水贴给各界参会嘉宾留下了深刻的印象，充分展示了北京作为全国的首善之区，在节能环保方面的理念和行动。
本文来源: 旅游发展委员会
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